Exact Globe+

Het genereren van toegestaan verlof

Er zijn 3 verschillende manieren om met het genereren van verlof om te gaan. 

Methode 1: Jaarlijks

Toegestaan verlof kan binnen Exact Globe Next op verschillende manieren worden opgebouwd. Per verzuimsoort kan dit worden ingesteld middels de optie 'Toegestaan verlof' in het onderhoud van de verzuimsoort [Systeem, HR & Beveiliging, Verzuimsoorten]. Als de opbouw van een verzuimsoort op 'Jaarlijks' staat, zijn er twee manieren mogelijk om het verlof te genereren:

1. Jaarlijks toegestaan verlof ingeven in de verzuimsoort
Wanneer via de verzuimsoort het toegestaan verlof ingegeven wordt, is het niet nodig om het verlof te genereren. Iedere medewerker krijgt per jaar het standaard toegestaan verlof, of het toegestaan verlof dat specifiek voor die medewerker is ingevoerd. Let bij deze methode op dat het toegestaan verlof handmatig moet worden aangepast voor medewerkers die halverwege het jaar in dienst komen!

Het toegestaan verlof kan ingegeven worden vanuit het onderhoud van de verzuimsoort onder [Systeem, HR & Beveiliging, Verzuimsoorten], via de knop 'Toegestaan verlof'. Op het tabblad 'Bedrijf' kan het standaard aantal uren of dagen ingegeven worden waar de medewerkers recht op hebben. Op het tabblad 'Medewerker' kan een afwijkend aantal uren of dagen ingegeven worden.

2. Jaarlijks toegestaan verlof genereren
Er is ook een mogelijkheid om het toegestaan verlof te genereren per medewerker. Via deze link is na te lezen hoe het toegestaan verlof gegenereerd kan worden per medewerker. Dit aantal wordt vervolgens op de salarisstrook getoond.

Het is van belang dat een van de bovenstaande methoden gebruikt wordt en niet beide, anders wordt het toegestane verlof dubbel op de salarisstrook getoond. Indien het niet gewenst is om het verlof te tonen op de salarisstrook, is het mogelijk om via [Systeem, Algemeen, Instellingen, Documentinstellingen], lay-out 'Salarisslips', het veld 'Absentie' uit te zetten.  

Methode 2: Handmatig genereren

In dit geval maakt de gebruiker actief verzuimboekingen aan voor het toegestaan verlof. Op deze manier kan op de salarisstrook per periode het toegestaan verlof worden getoond. Dit kan opgestart worden via de knop ‘Genereren’ vanuit de saldilijst verzuim [HR/Salaris, Verslagen, Saldilijst Verzuim] of vanuit het onderhoud van de verzuimsoort, knop 'Toegestaan verlof' en vervolgens de knop ‘Genereren’.

Bij het opbouwen van toegestaan verlof kan gekozen worden uit een verschillend aantal manieren van berekenen van het aantal uren/dagen waar een medewerker recht op heeft.

• Middels de optie 'Toegestaan verlof' wordt het toegestaan verlof uit de instellingen gehaald en vermenigvuldigd met de FTE uit het onderhoud van de medewerker.
• Middels de optie 'Vorig jaar' wordt het toegewezen toegestane verlof van het jaar ervoor gekopieerd.
• Middels de optie 'Toegestaan verlof (Gerealiseerde arbeidsuren)' wordt het toegestaande verlof gerealiseerd op de werkelijk gewerkte dagen/ uren van een medewerker.
• Middels de optie 'Toegestaan verlof (Contract Uren)' wordt de FTE berekend op basis van het gegenereerde MRS en niet op basis van de FTE uit het onderhoud van de medewerker. Het toegestaan verlof wordt met deze optie als volgt berekend: FTE vermenigvuldigd met het recht op dagen/uren.

Na deze keuze wordt een overzicht gegenereerd waarin wordt aangegeven voor welke medewerker er een toegestaan verlof is aangemaakt. Deze dagen of uren (dit is afhankelijk van de ingave van het toegestane verlof) kunnen nog aangepast worden indien gewenst.

-     Methode 3: Opbouw vanuit de salarisboeking

Het is ook mogelijk om het verzuim op te bouwen aan de hand van de gemaakte salarisboeking. In dat geval wordt het verzuim per periode gegenereerd direct nadat de salarisboeking van die periode is uitgevoerd. Op deze manier kan het verzuim ook per 4 weken worden opgebouwd. Dit kan worden ingesteld door een vinkje te plaatsen in de algemene salarisinstellingen [Systeem, Algemeen, Instellingen] bij de optie ‘Toestemmingen tot verlof genereren’. Indien in de licentie ook de module Synergy integratie (SE0102) zit, is het niet mogelijk om het verlof vanuit de salarisboekingen uit te voeren. De optie ontbreekt dan in de algemene salarisinstellingen.

Met deze instelling geactiveerd wordt na iedere berekening van het salaris het toegestaan verlof over de berekende periode gegenereerd. Dit is de makkelijkste manier om voor een 4-wekelijkse verloning het toegestaan verlof per periode op de strook te krijgen.

Gerelateerde onderwerpen

• Startpagina Verzuim
• Startpagina Salaris
• Het toekennen van toegestaan verlof
• Opbouw van toegestaan verlof met ophoogfactor ‘Kalenderjaar’ en ‘Jubileum’